持有馬來西亞就業准證（Employment Pass，EP）的人，離職時除了交接工作，也要處理原准證。換公司、結束工作後離境，以及准證已到期卻沒有完成相關申報，涉及的程序並不相同。
最先要確認的是：你接下來會留在馬來西亞工作，還是結束當地工作安排後離境？公司使用 ESD Online 還是 MDEC eXpats 辦理准證，也會影響申報方式。
換公司：原 EP 不能直接帶到新公司使用
EP 持有人只能為准證上列明的公司工作。轉換僱主時，需要重新提交申請，不能因為原 EP 尚未到期，就直接到新公司上班。
轉職前，建議與兩家公司的承辦人確認以下事項：
- 原公司： 原准證如何處理、何時縮短，以及何時提供 Release Letter。
- 新公司： 新 EP 的申請文件、提交時間，以及完成哪些手續後可以開始工作。
- 本人： 兩份工作之間的合法停留安排，是否需要離境，以及相關日期能否銜接。
ESD 的申請指南將原僱主出具的 Release Letter 列為轉換僱主所需文件。這封信是申請材料之一，本身不等於新 EP 已獲批准。
如果離職後還沒有找到新工作，也不能只看原准證上印的到期日來安排停留。應先確認原准證處理後，自己還能合法停留多久。
永久離境：出發前先辦理准證縮短
ESD 在 2025 年 11 月的公告中要求，公司須在外派人員永久離開馬來西亞前，辦理准證縮短（Pass Shortening）。
透過 ESD Online 辦理時，公司在「Sub-Product」提交申請；批准後可下載 Shorten Pass Slip。持有人須在離境過程中攜帶這份文件，並在被要求時出示。
即使准證只剩不到三天有效期，官方 FAQ 仍要求辦理縮短，不能單純等它自然到期。
因此，離境前應向人事部門確認申請是否完成，並取得相關文件，而不只是確認「公司已經知道我要走」。
Exit Clearance：准證到期後的申報程序
Exit Clearance 是公司申報外派人員離境情況的程序，與離境前辦理的准證縮短應分開理解。
兩個系統的官方公告有所不同：
| 系統 | 公告日期與適用範圍 | 主要申報要求 |
|---|---|---|
| ESD Online | 2025 年 11 月 18 日起實施；FAQ 將適用對象列為該日起經系統批准、其後到期的 EP／PVP | 准證到期且沒有續期或縮短申請紀錄時，公司須在到期日起 30 天內申報 |
| MDEC eXpats | 公告列明自 2025 年 11 月 20 日起，適用於 MD 及 Non-MD 公司的 EP | 准證到期，且沒有離境紀錄或未向移民局更新／縮短有效期時，公司須在到期日起 30 天內提交離境資料 |
ESD FAQ 另指出，如果到期後 30 天內系統沒有偵測到離境，公司須在其後七天內透過「Pending Exit Declaration」申報。這項七天安排不應直接套用到所有系統。
上述期限是公司的申報期限，不是持有人可以在准證到期後繼續停留的寬限期。
沒有申報，會有什麼影響？
ESD 公告指出，未履行要求可能導致公司帳戶功能受限，包括不能提交或支付新申請。其 FAQ 同時註明，限制的實施時間將另行公布，因此不宜寫成「超過期限就一定立即封鎖帳戶」。
MDEC 公告則說明，逾期未申報的公司會收到系統通知，新外派人員申請可能被暫停處理，直至提交 Exit Clearance。
申報由公司負責，員工則應配合提供所需資料。實務上可保留護照、登機證、出境紀錄及准證處理文件，方便公司核對。
離職通知期與准證手續，要分開安排
離職通知期處理的是僱傭關係；准證縮短、新 EP 申請及離境申報，處理的是移民手續。完成其中一項，不代表另一項已經完成。
對適用《1955 年僱傭法》的普通離職情況，先查看僱傭合約中的書面通知期條款。如果沒有書面約定，第 12 條規定的最低通知期為：
| 受僱年資 | 最低通知期 |
|---|---|
| 未滿兩年 | 四週 |
| 滿兩年、未滿五年 | 六週 |
| 五年或以上 | 八週 |
這部法律適用於馬來西亞半島及納閩；沙巴、砂拉越須另查當地勞工法規。裁員等特定終止僱傭情況也有額外規則，不能一概認為合約約定必定優先。
安排離職日期時，最好同時列出最後工作日、原准證處理日期、新准證辦理進度及預定離境日，讓人事部門逐項確認。
常見問題 FAQ
Q1：我只是換公司，也一定要辦 Exit Clearance 嗎？
不能只因為「換公司」就判定需要。轉職首先涉及新 EP 申請及原准證處理；是否觸發 Exit Clearance，要看原准證是否到期、系統是否已有相關申請紀錄，以及所使用系統的規定。
Q2：新公司已經提交 EP，我可以先上班嗎？
不能把提交申請當成已取得工作許可。原 EP 只允許你為原公司工作，應由新公司確認所需批准及准證簽發程序已完成，再安排到職。
Q3：離境後，公司還可能向我要文件嗎？
可能。公司申報離境資料時，需要相應證明。離境前先確認所需文件及聯絡窗口，並保留相關紀錄，能減少事後補件。
適用範圍
本文整理 EP 轉職、准證縮短及離境申報的主要安排，不是完整的離職或離境清單。具體操作應按公司使用的申請系統、准證狀態及主管機關最新要求辦理。
