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一、導言：從地址到公司
UK Virtual Office & Company Formation: Step-by-Step Practical Guide (2025)
對於多數外國創業者而言，在英國設立公司最先面臨的問題並不是稅務，也不是銀行，而是「地址」。
根據《Companies Act 2006》，所有在英國註冊的公司都必須擁有一個合法且可驗證的註冊地址（Registered Office Address）。
這個地址不僅是公司名稱存在於英國制度中的起點，也是政府、稅務機構與銀行認可的第一個信任憑證。
因此，虛擬辦公室（Virtual Office）不只是輔助服務，而是整個創業流程的起點。
當企業透過合規供應商申請虛擬地址，並完成 AML／KYC 身份驗證後，該地址便可正式用於公司註冊、稅務通信與銀行開戶文件中，形成一條完整的「落地鏈」：
Address → Company → Bank → Tax → Utilities
這條鏈的每一環彼此相扣：
-
沒有合法地址，公司無法在 Companies House 註冊；
-
沒有公司註冊編號（Company Number），銀行無法開戶；
-
沒有銀行帳戶與稅務登記，企業無法進入正式營運。
從地址開始，外國創業者才能真正進入英國的商業與法律系統。
這也是為什麼虛擬辦公室成為海外創業者「落地英國」時最關鍵的一步——它既是形式上的開始，也是制度上的門檻。
本章將從實務角度出發，逐步說明如何從虛擬地址啟動公司註冊流程，並延伸至銀行開戶、稅務登記與公用事業設置，讓創業者清楚掌握整個英國「從地址到公司」的落地節奏。
二、落地前準備：所需資料與文件
（Preparation: Required Documents Before Registration）
在英國設立公司，第一步是準備完整的個人與公司文件。
這些資料將同時用於兩個環節：一是申請虛擬辦公室（Virtual Office），二是向 Companies House 進行公司註冊。
若提前備妥，整個流程通常可在三至五個工作日內完成，大幅節省往返時間。
首先，身份文件是所有流程的基礎。
外國創業者需提供有效的護照（Passport）與住址證明（Proof of Address），以通過虛擬辦公室供應商與註冊代理的 KYC（Know Your Customer） 審核。住址證明可為銀行帳單、水電費單、稅務信件或租約副本，通常須為近三個月內開立。
其次，需進行公司名稱查核（Name Availability Check）。
Companies House 採唯一登錄原則，若公司名稱與現有企業重複或過於相似，將被拒絕。在提交申請前，建議透過官方網站或代理商系統先檢查名稱是否可用，並注意避免使用受限制字詞，如 “Royal”、 “Trust”、 “Bank”等。
接著，需準備董事與股東資料（Director / Shareholder Information）。
每家公司至少需一名董事（Director），可同時為股東（Shareholder）。申報時需提供姓名、出生年月、國籍、通訊地址與持股比例，這些資料將公開列示於 Companies House 登記系統中。
此外，
還需明確公司性質與註冊類別（Company Type）。
外國創業者最常見的結構為 Private Limited Company（Ltd）
若為多方合夥或律所性質，則可考慮 Limited Liability Partnership（LLP）。
不同類別會影響會計申報與稅務架構，因此應依業務類型預先規劃。
最後，在申請虛擬地址時，供應商會要求完成一份郵件接收與 KYC 驗證文件，確認郵件轉寄人、地址用途與身份資料的真實性。完成審核後，你將獲得正式的商業地址證明（Proof of Business Address），可用於公司註冊、銀行開戶或簽證申請等用途。
綜合來說，這些資料構成了英國公司註冊的基礎骨架。
只要身份合法、地址合規、名稱可用，虛擬辦公室供應商與 Companies House 都能在短時間內批准註冊。準備階段的完整性，將直接決定整個落地流程的順暢程度。
三、虛擬辦公室設定步驟（Step 1）
開通虛擬辦公地址的流程其實很直線：先定義用途、再完成身分驗證、取得地址證明，最後把它放進公司註冊表單。第一步是選擇正確的方案。若你的目的是在 Companies House 登記並接收官方文件，就需要包含 Registered Office Address 的方案；若以品牌門面與對外通訊為主，則選 Business Address（商業／通訊地址） 即可。多數供應商也提供 Director Service Address（董事服務地址）與電話接聽、郵件掃描等加值功能，你可以依需求一併勾選，避免日後再補件或更換方案。
確定方案後，進入供應商的線上申請頁完成 KYC／AML 驗證。這一步通常需上傳護照影本與住址證明（近三個月內），並填寫基本公司資料、收件偏好與授權聲明。某些供應商會要求進行自拍或視訊核身，用以比對護照相片與真人；雖然多一個步驟，但能確保地址日後可被銀行與政府機構認可。
通過審核後，你會收到**地址確認文件（Proof of Address for Business Use）**與開通信件。這份文件通常包含你的公司名稱（或預留名）、完整地址、服務範圍、以及供應商的聯絡資訊；有些還會提供客戶入口（Portal）帳號，供你設定郵件掃描上傳、國際轉寄、代簽收等偏好。請把這份證明妥善保存，因為接下來的公司註冊、銀行開戶與稅務登記都會用到。
最後，把該地址填入公司註冊申請：在 Companies House 的表單欄位中，將 Registered Office Address 設為剛取得的地址（若同時購買 Director Service Address，也別忘了在董事通訊地址欄位一併填入）。提交後通常在一個工作天內可取得 Company Number；之後 HMRC 的稅務信件也會寄往此地址，再由供應商依你的設定掃描或轉寄。
實務建議：務必選擇具備 AML／KYC 授權、且其地址可用於 Companies House 登記的供應商；這會直接影響你後續的公司註冊核准、銀行開戶與稅務往來是否順利。
四、公司註冊流程（Step 2）
當虛擬辦公地址完成設定後，下一步就是正式在 Companies House 註冊公司。
整個流程線上即可完成，不需要親自前往英國。以下是最實務的五個步驟與注意要點：
1️⃣ 進入 Companies House 官方網站或使用註冊代理服務
外國創業者可直接前往 GOV.UK – Register a Company 網頁線上註冊。
若希望流程更順暢、同時處理公司章程與文件翻譯，也可透過具備授權的第三方平台（如 1st Formations、Rapid Formations、Osome 等）代辦。
官方註冊費為 £12（線上），郵寄申請則為 £40。
2️⃣ 填寫公司基本資料
在申請表中，需輸入三項關鍵資訊：
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公司名稱（Company Name）：需通過名稱查核，避免與現有企業重複。
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註冊地址（Registered Office Address）：此即你剛取得的虛擬辦公室地址。
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業務類別（SIC Code）：選擇最符合公司業務的五位數代碼，例如：
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62012 – Business and Domestic Software Development
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70229 – Management Consultancy Activities
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47910 – Online Retail via Internet
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💡 若你的業務涉及多領域，可填入最多四個 SIC Code，以便稅務分類更精準。
3️⃣ 提交董事與股東資料
每家公司至少需一名 董事（Director），可同時擔任 股東（Shareholder）。
表單需填入姓名、出生年月、國籍、服務地址與持股比例；
若有多名股東，還需列出各自出資比例與股份類型（如 Ordinary Shares）。
這些資訊將會公開於 Companies House 網站，供大眾查詢。
4️⃣ 支付註冊費並提交申請
完成資料後，系統會引導至付款頁面。
線上支付 £12 即可完成遞交（Visa、MasterCard 皆可），
若使用第三方註冊服務，則費用約 £20–£50，視是否包含章程模板或文件掃描而異。
5️⃣ 收到公司編號（Company Number）
通常在提交後 24 小時內 即可收到公司成立通知（Certificate of Incorporation）。
該文件會列明：
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公司名稱
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註冊號碼（Company Number）
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註冊日期
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註冊地區（England and Wales / Scotland / Northern Ireland）
這份文件相當於企業的「出生證明」，日後開立銀行帳戶與稅務登記都需出示。
📄 範例：
ZDELP Ltd, Registered in England No. 12345678, Registered Office: 85 Great Portland Street, London W1W 7LT.
五、開立銀行帳戶（Step 3）
（Opening a Business Bank Account）
公司註冊完成後，下一個關鍵步驟就是開立英國商業銀行帳戶（Business Bank Account）。
這不僅是公司營運的基礎，更是後續報稅、收款與發薪的必要條件。
對外國創業者而言，只要文件齊全、地址合規，即使身在海外也能順利完成開戶流程。
🏦 銀行類型選擇：傳統銀行 vs. 數位銀行
英國的商業銀行體系可分為兩大類：
1️⃣ 傳統銀行（Traditional Banks）
包括 HSBC、Barclays、Lloyds、NatWest 等老牌金融機構。
這些銀行適合業務量大、需要信用卡與多幣帳戶的公司。
開戶流程通常需預約面談，審查嚴格，時間約 1–3 週。
2️⃣ 數位銀行（Digital Banks / Fintech）
如 Wise Business、Revolut Business、Monzo Business。
這類金融科技平台開戶速度快、支援線上 KYC 審核，
適合初創企業與遠程團隊使用。
Wise 與 Revolut 均可提供英鎊（GBP）帳號與多幣種錢包，方便跨境收付款。
📄 開戶所需文件
無論選擇哪類銀行，基本文件結構相同，
只要資料齊全，開戶成功率將大幅提升。
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公司註冊證書（Certificate of Incorporation）：由 Companies House 簽發。
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公司註冊編號（Company Number）：用於驗證企業身份。
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地址證明（Proof of Business Address）：
通常由虛擬辦公室供應商提供的文件即可被接受。 -
董事身份文件（Director ID）：護照或英國居留證（BRP）。
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股東結構文件（Shareholder Structure）（部分銀行要求）。
💡 提示：若公司在申請時尚未有實體帳單，
虛擬辦公地址的「Proof of Address for Business Use」通常可作為臨時證明。
⚠️ 常見拒絕原因與應對方式
1️⃣ 虛假或未授權地址
→ 解法：確保使用具 AML / KYC 授權的虛擬辦公地址，並能提供正式發票與地址證明。
2️⃣ KYC 文件不符
→ 解法：確保上傳的護照、住址證明與公司資料一致；避免使用不同拼寫或舊地址。
3️⃣ 住址證明過期
→ 解法：確保所有文件日期在三個月內，銀行非常重視有效期限。
4️⃣ 業務描述模糊或高風險行業
→ 解法：清楚填寫公司業務性質與客戶來源，避免使用模糊描述如 “consulting” 或 “general trading”。
✅ 實務建議
若你身在海外，可先使用 Wise Business 或 Revolut Business 開立臨時帳戶，
待公司營運穩定後再轉向傳統銀行，取得更完整的金融服務。
同時建議保留一份虛擬辦公室開通信件與發票，以備銀行合規部門審查時使用。
開立銀行帳戶代表你的公司正式具備金融與交易功能，
自此可接收客戶款項、支付薪資與報稅，是整個「落地鏈」中最關鍵的一環。
下一章將說明如何進行 Step 4：稅務與合規設定，
確保公司在英國體系中持續合法營運。
六、稅務與合規設定（Step 4）
（Tax Registration and Compliance Setup）
公司成立後，接下來的重點是完成稅務登記與年度合規申報。
這一步代表你的企業正式進入英國的法律與財務體系，也是銀行、會計師與客戶評估信任度的重要依據。
雖然多數流程可在線上完成，但若未在期限內登記或申報，可能導致罰款或公司信用受損。
1️⃣ 登記公司稅（Corporation Tax Registration）
根據 HM Revenue & Customs (HMRC) 的規定，
所有在英國註冊的有限公司（Ltd）必須在公司成立後 90 天內完成 Corporation Tax 登記。
這項登記通常由 HMRC 主動發出信件，信件將寄到你的 Registered Office Address——
也就是你的虛擬辦公地址。
信件內含公司唯一稅號（UTR, Unique Taxpayer Reference）與登記指示。
你需登入 HMRC 官網 Register for Corporation Tax，
輸入公司編號（Company Number）、註冊地址與業務啟動日期。
完成後，系統會建立你的公司稅帳戶，用於報稅與繳稅。
💡 實例：
公司成立後約兩週，第一封 HMRC 郵件會寄到你的虛擬地址，
信封上標示 “Corporation Tax – UTR Enclosed”。
供應商收到後可掃描或轉寄給你，請務必在 90 天內完成登記。
2️⃣ 申請增值稅（VAT Registration, 若適用）
若你的公司預計年營業額超過 £90,000（2025 年門檻），
就必須登記 VAT（Value Added Tax）。
登記流程可在線上完成（VAT Registration Portal），
需提供以下資訊：
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公司稅號（UTR）
-
公司註冊資料
-
業務類別與客戶所在地
-
銀行帳戶資訊
一旦獲批，你將獲得 VAT Registration Number，
之後開立發票時即可加註 VAT，並需每季提交 VAT 報告。
若營業額未達門檻，仍可自願登記，以增加企業形象與進口報稅抵扣彈性。
3️⃣ 年度申報與合規維護
公司註冊後，每年須定期向 Companies House 與 HMRC 提交以下報告：
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Confirmation Statement（年度確認報告）：
用於更新公司結構、股東名單與註冊地址，每 12 個月提交一次。 -
Company Accounts（公司帳目報告）：
由會計師製作，記錄營收、支出與盈餘。
小型企業可提交簡化帳目（Micro-entity Accounts）。 -
Corporation Tax Return（公司稅申報）：
每個財政年度結束後 12 個月內提交；
稅金則需在結算後 9 個月內繳清。
💡 建議：
可委託英國會計師（Chartered Accountant）協助報稅與提交文件，
避免因延誤或格式錯誤而產生罰款。
✅ 延伸重點
完成稅務與合規設定，代表公司已正式納入英國商業制度，
未來所有政府郵件與年度報告通知都將寄至你的虛擬辦公地址。
確保郵件掃描與轉寄服務順暢，是維持企業正常合規運作的最後一道防線。
七、延伸操作與日常管理
（Extended Operations and Daily Management）
完成公司註冊與稅務登記後，接下來的重點是維持日常營運與合規管理。
虛擬辦公室不僅是註冊時的必要條件，更是企業長期運作的通訊中心。
以下四個面向，是外國創業者在實際使用虛擬地址時最需要掌握的操作技巧與注意事項。
📬 郵件掃描與雲端收件系統使用技巧
大多數虛擬辦公室供應商都提供郵件管理平台（Mail Portal），
用戶可在雲端查看掃描件、下載 PDF，或選擇轉寄實體文件。
為確保資訊不遺漏，建議：
-
啟用郵件通知或手機提醒，避免漏看稅務與法院信件；
-
定期清理舊郵件與掃描檔，減少儲存費用；
-
若文件涉及法律或稅務，請下載原件並保存至少七年，以符合法律保存期要求。
💡 實務建議：
部分供應商提供自動分類功能，可將郵件標示為「HMRC」「Companies House」「Bank」等類別，
建議開通此服務以提升處理效率。
🏠 Director Service Address 隱私保護
英國公司登記資料是公開的，董事姓名與服務地址都可在 Companies House 網站查詢。
若你使用個人住所作為登記地址，將會暴露在公開記錄中。
為保護隱私，可購買 Director Service Address（董事服務地址），
讓虛擬辦公室供應商代為接收所有官方信件。
這樣做的好處是：
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個人住所不會公開；
-
所有政府與法院信件仍會被妥善處理；
-
能符合 AML／KYC 要求，避免日後更換地址造成麻煩。
📊 會計師與代理人如何使用虛擬地址
許多外國創業者會委託會計師（Accountant）或公司秘書（Company Secretary）管理稅務與申報。
在這種情況下，虛擬地址可設定為會計師的通信中繼點，
讓他們代收報稅信件、確認繳稅通知或文件截止日期。
若你聘請的是線上會計服務（如 Osome、Xero Partner），
可授權其登入郵件平台帳號或開啟轉寄自動化設定，
確保任何 HMRC 或 Companies House 通知都能即時處理。
💡 提示：
定期與會計師核對郵件紀錄，特別是在財政年度結束前，
可避免因錯過文件導致罰金或帳務延遲。
🔄 搬遷或更換服務商的地址更新
若公司將註冊地更換至另一虛擬辦公室供應商，
必須在 14 天內 向 Companies House 提交 Change of Registered Office Address（AD01 表格）。
可透過線上方式完成，流程如下：
1️⃣ 登入 Companies House WebFiling 系統
2️⃣ 填寫新地址與生效日期
3️⃣ 提交 AD01 表格並確認更新
更新後，新的地址即成為官方註冊地，
HMRC 與其他機構之後的郵件也會自動寄往新地址。
💡 建議在更換供應商前，先通知銀行與會計師，
確保所有帳單與稅務信件不會寄往舊地址。
✅ 結語
虛擬辦公室的價值不止於公司成立時的一紙地址，
它是企業在英國日常營運、通訊與合規維護的中樞。
妥善使用郵件管理系統、維持資料更新、並選擇合格的會計夥伴，
能讓你的公司在海外運作過程中保持高效率與低風險，
真正實現「遠程營運 × 英國制度」的穩定結合。
❓ 常見問題（FAQ）
1️⃣ 外國人可以用虛擬辦公室註冊英國公司嗎？
可以。英國法律允許非居民設立公司，只要提供合法的 Registered Office Address 與身份驗證文件（護照與住址證明）。
虛擬辦公室只要具備 AML／KYC 授權，即可用作註冊用途。
2️⃣ 虛擬辦公室地址能同時作為商業地址與董事地址嗎？
可以，但需確認服務方案包含 Business Address 與 Director Service Address 功能。
若僅購買基本「Registered Office」方案，通常僅限用於公司註冊與官方通信。
3️⃣ 虛擬地址提供的「Proof of Address」是否被銀行接受？
大部分情況下可行。
英國主要銀行與數位銀行（如 HSBC、Barclays、Wise、Revolut）皆接受
由合規供應商出具的 Proof of Business Address 文件，
前提是該地址可被 Companies House 驗證登錄。
4️⃣ 公司註冊後多久會收到 HMRC 的稅務信件？
一般在公司成立後約 2–3 週，
HMRC 會寄出含有公司稅號（UTR）的信件至你的虛擬辦公地址。
信封上會標註「Corporation Tax – UTR Enclosed」，
請確保郵件掃描或轉寄服務已啟用，以免錯過登記期限。
5️⃣ 若我更換虛擬辦公室供應商，需要重新註冊公司嗎？
不需要。
只需在 14 天內 於 Companies House 提交 Change of Registered Office（AD01） 表格，
即可更新公司註冊地址。
之後 HMRC 與銀行的信件會自動寄往新地址。
6️⃣ 沒有英國住址或電話，可以完成註冊嗎？
可以。
虛擬辦公室方案通常包含英國電話號碼與郵件代收功能，
不需提供實體住址即可完成註冊、報稅與銀行開戶。
7️⃣ 哪些行業較不適合使用虛擬辦公室？
若你的業務需實地營運（如餐飲、倉儲、醫療）或受 FCA 金融監管，
可能需額外提供實體營運地址。
但對於顧問、設計、IT、電商、跨境服務等行業，虛擬辦公室完全可行。
8️⃣ 是否需要聘請會計師才能完成註冊？
不是必須，但建議聘請。
會計師可協助完成公司稅登記（Corporation Tax）、
提交年度報表與 VAT 申請，避免合規錯誤與罰款。
9️⃣ 虛擬辦公室的郵件安全嗎？
合規供應商都需遵守 GDPR（通用資料保護法） 與 AML（反洗錢） 規範，
郵件與掃描件會以加密系統儲存。
建議選擇具備自有郵件處理團隊的公司，避免外包導致延誤或遺失。
🔟 公司註冊完成後，我應該立即做什麼？
建議依序完成以下步驟：
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開立銀行帳戶（Wise、Revolut 或傳統銀行）
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向 HMRC 登記公司稅（90 天內）
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設定郵件掃描與雲端通知
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聘請會計師或註冊報稅服務
延伸閱讀：英國虛擬辦公室與公司註冊地址指南
參考資料出處：Companies House – Register a Company: Online Incorporation Guide (2025) / HM Revenue & Customs (HMRC) – Corporation Tax Registration and UTR Issuance Policy (2025) / HM Revenue & Customs (HMRC) – VAT Registration Threshold and Compliance Manual (2025) / Financial Conduct Authority (FCA) – Anti-Money Laundering and KYC Supervision Guidelines (2024) / UK Government – Companies Act 2006 (Updated 2024) / GOV.UK – Change of Registered Office Address (Form AD01) Instruction (2025) / Wise – Business Account Setup and Verification Policy (2025) / Revolut Business – Remote Onboarding and Identity Verification Framework (2025) / The London Office – Registered Address & Mail Handling Terms (2025) / Virtually There – UK Virtual Office Compliance Overview (2025)
聲明：本文根據 2024–2025 年度英國政府與主要金融機構公開資料撰寫，所有流程、金額與政策內容僅供參考，實際要求可能依地區與銀行而異。本文不構成法律、稅務或投資建議，建議讀者於操作前諮詢專業會計師或公司註冊顧問。
