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前言簡介
隨著全球商業的發展，越來越多的外國企業和個人希望在日本拓展業務，或是建立商業聯絡據點。然而，受限於辦公場地租賃成本和法律限制，租用虛擬辦公室（Virtual Office） 成為了許多創業者和中小企業的理想解決方案。虛擬辦公室不僅可以為企業提供合法的日本登記地址，還可作為郵件接收和商業聯絡地址，方便企業維持在日本的商業形象。透過本篇完整指南，你將了解日本虛擬辦公室的合規性、適用範圍、注意事項及操作步驟，協助你順利在日本設立商業據點，輕鬆開展國際業務！
1.租用日本虛擬辦公室是否需要已註冊日本公司？
不需要。 大多數虛擬辦公室服務並不要求承租人先擁有在日本註冊的公司。換言之，無需已設立日本法人即可租用虛擬辦公室地址。根據日本相關規定，設立公司時確實需要提供一個日本境內的實體地址作為公司登記地址，但這個地址可以來自虛擬辦公室服務 。許多創業者會先行租用虛擬辦公室取得日本地址，之後再用該地址辦理公司登記 。租用虛擬辦公室通常只需通過服務商的身份查驗程序（提供個人身份證明等文件）即可，並不強制要求提供日本公司的資料 。
2.外國人個人（非公司）是否可以以自己名義租用虛擬辦公室？
可以，個人可以直接以自己名義租用虛擬辦公室。 多數虛擬辦公室服務商接受個人客戶申請。例如，沖繩的一家虛擬辦公室提供商明確表示可以接受個人申請，且無年齡限制 。從法律上看，日本允許個人作為**獨資業者（個人事業主）**使用虛擬辦公地址來進行營業登記 。實務中也相當常見小規模企業或個體業者以虛擬地址作為商業聯絡地址 。承租人需提供個人身份證明文件進行租用審查，但不需要另行提供公司資料 。總之，個人完全可以以自己名義租下日本虛擬辦公室地址來收發郵件和對外展示商業地址。
3.非日本公司（例如海外企業）是否可以租用虛擬辦公室？
可以，海外企業也能租用日本虛擬辦公室。 虛擬辦公室服務的初衷之一就是為境外公司提供一個日本本地的商業據點地址，無需實際在日設立實體辦公室。許多國際虛擬辦公服務商（如1sbc, Regus、Servcorp等）都允許海外公司客戶使用其地址作為在日本的營業地址。無論是尚未在日本設立法人，或僅以海外母公司/分公司身份經營，都可以租用日本的虛擬辦公室作為聯絡地址使用 。當然，租用時服務商可能會要求提供貴公司的一些基本資料或負責人身份證明，以符合日本對反洗錢等合規審查的要求。
4.如果先以個人或海外企業名義租用，之後用該地址來註冊日本公司是否可行？有何限制？
這種做法是可行的，且相當常見，但需注意一些限制和步驟。 很多外國投資者會先以個人身份或海外公司名義租下一個日本地址，然後在該地址進行公司設立登記。日本公司註冊時要求提供辦公所在地的使用權證明，如果公司尚未成立，可以先由代表人個人與虛擬辦公室簽約，待公司成立後再將合約轉移到新公司名下 。日本的不動產與商業登記實務容許先以個人名義租賃，公司成立後變更為公司名義，建議在簽約時預先告知服務商日後變更承租主體的計劃，以便取得相關同意文件 。許多虛擬辦公服務也針對創業者提供支持，協助客戶使用虛擬地址順利完成公司設立 。有的服務商甚至強調其提供的地址可用於公司註冊登記，並設有最低租用期限等條款（例如某1SBC 虛擬辦公服務規定其地址可用於日本公司登記，且最短租期6個月 ）。
5.公司成立後可以將註冊地址變更為虛擬辦公室嗎？
可以。日本公司變更登記地址的流程適用於遷入虛擬辦公室的情況。需要召開股東會通過地址變更決議，並向郵局提交郵件轉送申請，以確保新地址開始接收郵件 。之後，向法務局申請辦理公司住所變更登記。如果新地址與原地址不在同一法務局管轄區，還需重新辦理公司實體印章（公司印鑑）的註冊 。完成法務局登記後，還應通知稅務機關、社會保險等部門公司地址已更改。 總的來說，公司成立後轉換為虛擬辦公室地址是可行的，只要按照規定流程辦理變更手續即可。
6.使用虛擬地址註冊公司需要提供額外的證明文件嗎？
在公司設立登記時，若使用虛擬辦公室地址，通常需要提供該地址的使用授權證明。大部分虛擬辦公室服務商會出具一份「住所使用許可書」或租賃合約，證明已獲得該地址用於公司登記的權利。將這份文件連同設立申請書一同提交法務局，以證明住所合法性。除此之外，所需的文件與一般公司設立相同（例如公司章程、公章、發起人身份證明等），虛擬地址本身不會增加額外的要求。一旦完成登記，新的虛擬辦公室地址會顯示在公司的登記簿上，日後所有官方郵件都會寄往該地址。因此，確保向服務商索取並保存好相關證明文件，以備提交給日本政府部門審查。
7.虛擬辦公室地址可以用於公司註冊嗎？是否合法合規？
可以，日本法律允許使用虛擬辦公室地址作為公司註冊地址。 日本公司登記需要提供一個位於日本的實體地址（非郵政信箱） 。虛擬辦公室提供的商業地址符合政府要求，因為它是在日本境內的真實地址。有大量外國創業者利用虛擬辦公室來註冊公司，這是一種合法且被普遍接受的做法。官方機關（如法務局）只要收到有效的地址資料就會核准登記，對於地址是否為共享辦公室並沒有特別限制 。換言之，只要選擇的虛擬辦公室服務商合法經營，其地址就完全符合日本政府對公司註冊的要求。
8.虛擬辦公室地址是否獨立專屬於我的公司？
一般來說，虛擬辦公室提供的是共用商業地址。這表示可能有多家公司共用同一地址作為登記地址。然而，從法律角度講，每家公司都合法擁有該地址的使用權，這不影響公司註冊的有效性。部分服務商為了提升客戶的專業形象，會提供獨立的房號或單位號給每個公司。例如在地址中加入專屬的樓層/房間號，以避免與其他公司地址完全相同 。這樣當外界查詢公司地址時，不會輕易看出該地址是共享虛擬辦公室，可增加公司信譽度 。總之，地址本身可能共享，但服務商會確保的郵件和訪客能被正確區分處理，不會混淆。
9.哪些行業不能用虛擬辦公室地址註冊公司？
某些受管制的特殊行業因法規要求，不得使用虛擬地址註冊公司。 通常涉及必須有獨立實體營業場所的行業，包括：法律專業（士業，如律師、公證人等）、建設業 、私家偵探業 、金融投資業（需申請牌照的金融商品取引業） 、不動產業 、二手商品買賣業（古物商） 、人力派遣及職業介紹業 、廢棄物處理業，以及風俗業等成人娛樂行業 。這些行業在申請營業許可時通常要求提供實體辦公室的租賃契約、辦公室平面圖、現場照片等，以證明營業場所符合規定 。因此，從事上述行業者無法以虛擬辦公室作為公司住所登記，需準備符合要求的實體辦公空間。
10.日本銀行開設公司帳戶會接受虛擬辦公室地址嗎？
可以接受，但需配合其他審查條件。根據調查，一些銀行並不因公司登記地址是虛擬辦公室而直接拒絕開戶，例如樂天銀行、Japan Net銀行（現為PayPay銀行）、三菱UFJ銀行、瑞穗銀行等都沒有因虛擬地址而拒絕公司開戶的政策 。也就是說，只要公司其他方面符合要求，使用虛擬辦公室地址本身不會成為絕對障礙。然而，銀行審查是綜合性的，地址只是其中一項考量。銀行更關注的是公司的實質業務情況和合規性，例如初始資本額是否充足、營業內容是否清晰、有無官網或交易發票等證明 。如果公司缺乏實際經營證據，就算地址是真實辦公室也可能被拒開戶。同時，一些保守的銀行確實傾向於企業有傳統辦公室，有時甚至會實地拜訪核實辦公空間 。總體而言，不少使用虛擬地址的外國公司成功開立了日本銀行帳戶，但建議準備完善的商業計劃書、財務報表等，以向銀行證明的公司具有真實可靠的經營活動。
虛擬辦公室及簽證
11.申請經營管理簽證可以使用虛擬辦公室作為公司地址嗎？
一般情況下，不建議僅以虛擬辦公室地址申請日本的經營管理簽證。日本入國管理局要求申請該簽證的公司具備真實的營業辦公地點，通常需要提供辦公室租賃契約、照片等證明 。虛擬辦公室雖可作為公司登記地址，但由於沒有專屬的實體空間，可能無法滿足簽證審查人員對“有實體辦公場所”的要求。在實務上，許多申請經營管理簽證者會先租用一個小型實體辦公室或共用辦公空間，以拍攝現場照片並提交契約來說明公司據點。如果僅提供虛擬地址，簽證官可能認為缺乏實體營運基礎而拒簽。因此，為提高簽證核准機率，建議在申請經營管理簽證時準備符合要求的實體辦公室。
12.可以把虛擬辦公室地址當作個人居住所嗎（用於簽證或證件）？
不可以。虛擬辦公室地址不可用作個人居住地址來申請在留簽證或辦理個人證件。例如，無法在在留卡、個人編號卡（MyNumber）或駕照申請上填寫虛擬辦公室地址作為的住所 。移民局關心的是在日本居住在哪裡，而非公司營業地址 。同理，凡是要求申報個人住址的官方文件（如銀行開戶時的居住證明）都必須使用實際居住的地址。總之，虛擬辦公室地址適合作為公司聯絡地址，但不能替代在日本的住所地資訊。
