人在海外如何管理日本出租房產？房客、維修、稅務與代理溝通

本文是宅點百科日本置產系列的一篇，整理住在日本以外的屋主，把日本房子租出去之後，怎樣安排房客、維修、稅務與日本代理人之間的聯絡；寫給住在台灣、香港或其他地方，已經或準備出租日本房產（物業）的讀者。

從海外管理，靠的是在日本事先分好工：房子本身的事交給出租管理公司，公寓共用部分的事經由管理組合，稅務文件交給納稅管理人，申報則由稅理士或你自己辦理。這幾個角色分屬不同制度，各自能做的事也有界線。以下依事情發生的方向，說明每件事找誰、管理契約讓管理公司先做什麼、你應收到哪些報告，以及租金的稅怎樣一路處理到申報。

人在海外出租，最容易卡在哪裡？

在日本置產後把房子租出去，事情會從四個方向來：房客報修或出狀況、管理組合寄來開會通知、稅務署的文件與申報期限，以及市町村的固定資產稅納稅通知書。每一個方向，在日本要對接的人都不同。

更容易出錯的，是以為一個人可以包辦全部。管理公司可以替你收租、安排修繕，但不能替你報稅，房客不回應合法請求而發生紛爭時，也不能再替你交涉；公寓的國內管理人管的是管理組合的事，不是稅務上的納稅管理人。

先講答案：從海外管理，要安排哪幾件事？

房客與修繕：交給出租管理公司（賃貸住宅管理業者），並在管理受託契約（管理受託契約）寫清楚它可以先做什麼、什麼要先問你。
管理公司的界線：依國土交通省範本的設計，緊急時管理公司可以先處理再通知你，每件墊付在約定上限內不必先問你；代理續約、與房客協議修繕費用分擔、協議退租時的原狀回復，須先取得你的同意。
報告：如果管理公司是依法登錄的業者，須自簽約日起每1年以內，以及契約期滿後，交付書面報告並向你說明（2021年6月15日以前簽的契約另有過渡規定）。
稅務：你是非居住者時，在日本國內向你付租金的一方，付款時原則上須先預扣20.42%，個人租來自住的不預扣；你整年住在海外、日本國內所得金額超過所得扣除合計額時，原則上還要透過國稅的納稅管理人辦理確定申報。
公寓共用部分：修繕、開會與表決經由管理組合；需要時選任國內管理人代收通知、代為表決。

在日本，每一件事找誰？

下表依事情發生的方向，整理在日本由誰處理，以及你要事先安排什麼。

發生的事	在日本由誰處理	你要事先安排的
房客報修、室內設備故障	出租管理公司（依契約）；沒有委託時，修繕義務在你本人	契約寫明修繕安排、緊急處理與墊付上限
外牆、屋頂防水等共用部分的修繕	管理組合；依範本由修繕積立金支應	收到議案時，以書面或委託代理人表決
管理組合的開會通知與表決	你本人，或你選任的國內管理人	申報海外收件地址；看規約是否要求選任國內管理人
收租、催繳未付的租金	出租管理公司，在契約授權的範圍內代理	契約寫明代理範圍，以及可否從房租扣除管理報酬
與房客發生糾紛	你本人或律師；管理公司不能再代為交涉	事先知道管理公司的界線
租金的預扣	在日本國內付租金的一方；個人租來自住的不預扣	確認房客是公司還是個人、租金由誰代收
稅務署的文件、確定申報、退稅	國稅的納稅管理人代收文件；申告書由稅理士或你自己製作	向稅務署長申報納稅管理人
固定資產稅的納稅通知書	固定資產稅的納稅管理人	向市町村長申報，或申請核准
登記上的住所變更	你自己申請	變更後2年內辦理

這些角色分屬公寓管理、稅務和登記等不同制度，辦妥其中一項，不代表其他幾項也已辦妥；各角色的法律依據與是否必須，見外國屋主持有日本房產後，管理組合、租務管理與維修成本怎樣安排。要設哪幾種代理人、由誰擔任，要看你的房子是不是公寓、規約怎麼寫，以及你的日本所得是否需要申報。不確定自己屬於哪一種，可以把情況告訴問問宅點。

公寓與登記這兩條線，還要辦哪些手續？

向管理組合申報：依範本，地址、電話等申報內容變更時，須立即以書面向管理組合申報。不申報而妨礙管理時，理事長可以探查你的所在，並向你請求探查費用。
國內管理人（国内管理人）：2026年4月1日起，在日本沒有住所或居所的屋主，可以選任住在日本的人代收集會通知、代為表決，也可以代為清償給管理組合的款項。依範本，申報國內管理人後，總會通知寄給國內管理人。
管理費的繳納：範本以屋主的存款帳戶轉帳收取管理費等。住在海外時可以用哪些方式繳納，須向管理組合或其委託的公寓管理公司確認。
登記的國內聯絡人（国内連絡先となる者）：有國內聯絡人時，申請登記要附上國內聯絡事項的證明資料、國內聯絡人的承諾，以及其印鑑證明書（或電子簽章與電子證明書）；沒有時可以申報沒有。申請把登記住所變更為海外住所時，如果尚未登記國內聯絡事項，也要一併提供。
住所變更：登記機關依住民基本台帳網路資訊依職權辦理的「智慧變更登記」（スマート変更登記），海外居住者即使申報了檢索用資訊（検索用情報），也不在對象內。在海外搬家後，須自變更日起2年內自行申請變更登記；無正當理由不辦，可能被處5萬日圓以下的過料（過料，一種金錢處罰）。

房客報修或出狀況，怎麼傳到能處理的人？

先分清楚壞的是哪裡：你那一戶裡面的設備，由你或你委託的出租管理公司安排修繕；外牆、屋頂防水等共用部分，由管理組合處理。修繕積立金是管理組合為共用部分修繕積存的錢，專有部分的裝修費用原則上不在其內。

本段與下一段提到的標準管理規約（マンション標準管理規約）和標準管理受託契約書（賃貸住宅標準管理受託契約書），都是國土交通省製作的範本，不是法律；實際以這棟公寓的規約、你簽的契約為準。

你那一戶裡面壞了

房屋使用所需的修繕由屋主負責，可歸責於房客的除外。房客通知需要修繕後，你沒有在相當期間內修繕，或情況急迫時，房客可以自行修繕，並可立即請求你償還必要費用；條文沒有規定「相當期間」是幾天。房屋一部分不能使用、且不是房客的責任時，租金按不能使用部分的比例減額。

所以房客的通知要能及時送到能做決定的人手上。依標準管理受託契約書，受領房客依租約發給你的通知，屬於管理公司代理你的業務；沒有委託管理公司時，房客要知道直接聯絡誰。

共用部分壞了，或要大規模修繕

共用部分的修繕由管理組合決定與安排；依範本，定期的計畫修繕和意外事故的修繕，由修繕積立金支應。管理組合委託的公寓管理公司（マンション管理業者），委託人是管理組合，不是個別屋主，共用部分的問題要經由管理組合反映。

外牆、屋頂防水等大規模修繕工程的決議，2026年4月1日起由出席的屋主及其表決權各過半數決定；以書面或委託代理人表決的，算出席。開會通知寄到你向管理組合申報的收件地址；沒有申報時，寄到你那一戶即視為已送達，房子出租中，通知可能寄到房客住的那一戶。

房客要遵守什麼？

房客在建物的使用方法上，負與屋主相同的義務。依標準管理規約，屋主出租時須在租約中寫明遵守規約的條款，讓房客向管理組合提出遵守誓約書（誓約書）以及已承租的申報；房客違反規約時，屋主須採取必要的矯正措施。委託管理公司招租時，這幾份文件由誰準備、由誰提交，簽約時講清楚。

房子失修，對別人要負什麼責任？

民法第717條規定，土地工作物（土地の工作物）的設置或保存有瑕疵而使他人受損時，由占有者賠償；占有者已盡防止損害所需的注意時，由所有者賠償。一般理解，建物也屬於土地工作物。房子出租時占有者可能是房客，房客已盡注意時，責任可能落到屋主；條文沒有因所有者住在哪裡而區分。

管理契約讓管理公司不問你就能做什麼？

答案寫在你簽的管理受託契約裡。以下是標準管理受託契約書的設計：

緊急時可以先做：災害或事故等必須緊急處理、來不及取得你承認的業務，管理公司可以先實施，再盡速以書面通知內容與費用。費用由你負擔，但因管理公司的責任造成的事故除外。
小額墊付不必先問：管理公司不得已墊付的費用，你須盡速償還。每件金額在雙方協議、寫在契約頭書的上限內，不須你事先同意；超過的須事先協議。這個金額由雙方訂定。
從房租扣管理報酬要先同意：管理公司可以從房租扣除當月的管理報酬，限於事先取得你同意的部分。
代你收租與催繳：押金、房租、共益費等的收取，未收款的催繳，以及受領房客依租約發給你的通知，由管理公司代理。
這三件要先問你：代理續約、與房客協議修繕費用由誰負擔、協議退租時的原狀回復，須事先與你協議並取得同意。
糾紛之後不能代為交涉：房客不回應合法請求而發生紛爭時，這些業務會構成律師法（弁護士法）第72條禁止的非律師行為，管理公司不能再代為處理；之後由你本人或律師處理。

例如：住在香港、東京公寓出租中的周先生

周先生委託一家登錄的出租管理公司管理東京的公寓。某天深夜，房客通知管理公司浴室漏水。如果這屬於災害或事故等必須緊急處理、來不及取得他承認的情況，依範本的設計，管理公司可以先安排修繕，再以書面通知他內容與費用；費用由他負擔，但因管理公司的責任造成的除外。

修繕費用要和房客協議由誰負擔時，管理公司須先取得他的同意；房客不回應合法請求而變成紛爭時，管理公司就不能再代為交涉。他要做的是：簽約前在契約頭書確認墊付上限，並約定緊急處理後用什麼方式通知他。

委託之前，還要確認兩件事。只替你收租、不做點檢與修繕安排的業者，不屬於出租住宅管理業；管理戶數未滿200戶、沒有登錄的業者，也不受出租住宅管理業法（賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律）對受託管理的義務規範，下文的報告等保障只能靠契約寫進去。房客退租後、還在招租的期間，依國土交通省的解釋文件，房子仍屬出租住宅；委託登錄業者管理時，這段期間也在法律範圍內。

管理報酬的水準和怎樣挑選管理公司，見日本房產管理公司怎樣收費？出租管理、空置管理與維修安排。

管理公司要給你哪些報告？

如果管理公司是登錄業者，法律要求它自簽約日起每1年以內，以及契約期滿後，製作管理業務報告書（管理業務報告書），交付給你並加以說明；2021年6月15日以前簽的契約另有過渡規定。報告書須寫明報告對象期間、管理業務的實施狀況，以及房客投訴的發生與處理狀況。

說明的方式不拘。國土交通省的解釋文件要求業者與你協議說明方式、備好可以雙向溝通的環境，並確認你理解內容；經你同意，可以用電子方式提供。解釋文件也認為，視報告事項宜更頻繁報告。

法定最低頻率是每年一次，每月的收支明細依契約約定。簽約前業者交付的重要事項說明書，列有對委託者報告的事項；簽約後交付的書面，寫明管理業務的實施方法、報酬和契約期間，是日後核對報告的依據，值得保存。

報告也是申報的材料。不動產所得的總收入不只房租，也包括更新費（更新料）、押金中不須返還的部分，以及以共益費等名義收取的水電費、清潔費等；報告裡這些項目是否分開列出，值得先和管理公司約定。

租金的稅，從預扣到申報怎麼串？

可以分成四步：付款時預扣、年度申報、列出經費、地方稅與匯款。每一步處理的人不同。

第一步：付租金的一方先預扣

如果你是非居住者（在日本沒有住所、也沒有連續1年以上居所的個人），在日本國內付租金的人，付款時原則上須先預扣20.42%（預扣，源泉徴収）。個人租來給自己或親屬居住而支付的租金，不須預扣；公司承租時，不論用途均須預扣。租稅條約也可能影響稅率。2027年1月1日以後的所得，稅目改為所得稅、防衛特別所得稅和復興特別所得稅，合計仍是20.42%，不是加稅。

租金由管理公司代收時，國稅廳在支付調書（不動産の使用料等の支払調書）的問答中說明：公司承租、把租金匯入只代收租金的管理公司帳戶時，實質收取租金的是屋主，管理公司只是代收者。不過，這個問答處理的是支付調書，事例中的屋主沒有寫明是非居住者。由管理公司代收租金時，實際由誰扣繳、租約和管理契約怎麼約定，須與管理公司及稅務專業人士確認。

第二步：年度申報，經由國稅的納稅管理人

不動產所得屬綜合課稅、須確定申報的所得類型，被預扣不等於稅務已經了結。整年住在海外、日本國內所得金額超過所得扣除合計額時，原則上須在次年2月16日至3月15日，透過國稅的納稅管理人（納税管理人）辦理確定申報（確定申告）。被預扣的稅款，可以透過申報申請退還。

納稅管理人可以是個人或法人，條件是在日本有住所或居所、便於處理這些事項。選定時或出國日之前，向稅務署長提出納稅管理人的選任申報書，可以用 e-Tax，也可以書面持送或郵寄。提出後，稅務署寄發的文件會寄給納稅管理人，但確定申報書是向你的納稅地所轄稅務署長提出。

納稅管理人代收稅務文件，不屬稅理士的稅務代理；替你製作申告書、代為申報，或就課稅標準的計算提供諮詢，才是稅理士（税理士）的業務。不是稅理士的管理公司，即使不收費，也不得以業務方式做這些事，違反者可處2年以下拘禁刑或100萬日圓以下罰金。管理公司的報告可以用來準備申報，申報本身交給稅理士或由你自己辦理。

第三步：哪些錢可以列為經費？

所得＝租金等總收入－必要經費。國稅廳列出的主要經費有固定資產稅、損害保險費、折舊費和修繕費；另可列入不動產取得稅、登錄免許稅、印紙稅等稅金，以及取得出租房產的借款利息，但借款本金部分不行。所得稅、住民稅、罰金、過料本身不是必要經費；讓資產增值或延長使用年限的支出，原則上屬資本性支出，須折舊。

修繕積立金原則上在實際修繕完成的年度，就用到的部分列為必要經費；規約符合範本，而且支付義務、不須返還、只用於將來修繕、依長期修繕計畫按持分合理計算四個條件全部符合時，可以在支付的年度列支。管理組合的管理費、付給出租管理公司的管理報酬，國稅廳的說明沒有逐項列出，申報前請與稅理士確認。

第四步：地方稅與匯款

固定資產稅（固定資産税）由每年1月1日登記為所有人的人繳納；市町村寄送納稅通知書，原則上分4期繳納，月份依各地條例而定。在該市町村沒有住所等時，須從條例所定地區內選定納稅管理人，向市町村長申報；選定地區以外的人，須向市町村長申請並取得核准；經市町村長認定不影響徵收的，可以不設。國稅與固定資產稅的納稅管理人由不同法律規定、向不同機關申報，一般理解是須分別辦理。

個人住民稅以每年1月1日在日本有住所的人為對象；截至2026年9月，1月1日已住在海外、在日本沒有住所的屋主，一般不會因租金收入被課住民稅的所得割。年中搬離或回日本居住的人，以及在日本有房屋而沒有住所時是否課均等割，須向物件所在的市町村確認。把租金匯到海外，外匯法（外為法）的事後報告門檻是每次收付超過3,000萬日圓等值；報告義務由居住者負擔，非居住者免除。

例如：住在台中、大阪公寓租給個人自住的張小姐

張小姐整年住在台灣，大阪的公寓租給一位自己居住的個人，租金由管理公司代收。個人租來給自己居住而支付的租金不須預扣，這筆租金不會先被扣20.42%。

她的日本國內所得金額超過所得扣除合計額時，原則上須在次年2月16日至3月15日，透過國稅的納稅管理人辦理確定申報。經費可以列入固定資產稅、損害保險費、折舊費和修繕費；公寓的修繕積立金，四個條件全部符合才可以在支付的年度列支。她要做的是：選定國稅的納稅管理人，把管理公司的年度報告和收支資料交給稅理士，或自己申報。

聽到這些說法，先停下來確認

「管理公司會幫你報稅」：不是稅理士的管理公司，即使不收費，也不得替你製作申告書或代為申報。
「租金已經被扣了20.42%，不用再報」：不動產所得屬綜合課稅；所得超過所得扣除合計額時，原則上仍須申報，被預扣的稅款可以申請退還。
「有國內管理人就夠了」：國內管理人處理公寓的事；稅務要另設納稅管理人，登記另有國內聯絡人。
「房客欠租的事，我們會一路處理到底」：房客不回應合法請求而發生紛爭後，管理公司不能再代為交涉。
「每個月的報告是法律規定的」：法定最低頻率是每年一次，每月明細看契約。
「我們規模小，不用登錄，保障一樣」：未滿200戶、沒有登錄的業者，不受出租住宅管理業法的受託管理義務規範，保障要寫進契約。

下一步怎麼判斷？

出租前或換管理公司前，先確認能回答這幾個問題：

管理公司是不是登錄業者？它負責點檢與修繕安排，還是只收租？
契約頭書的墊付上限是多少？緊急處理之後，用什麼方式通知你？
房客的報修、管理組合的通知、稅務署的文件，各寄到誰手上？
房客是公司，還是租來自住的個人？租金由誰代收、由誰預扣？
國稅與固定資產稅的納稅管理人是誰？申報交給稅理士，還是自己辦？

遇到這些情況，先停下來：不是稅理士的管理公司說可以替你報稅；和房客的交涉已經變成紛爭，管理公司仍說可以代為處理；契約裡找不到墊付上限或報告方式。

房客的續約、收回與退租規則，見日本房客保護制度會如何影響屋主？租約、續租與退租安排。管理組合、修繕積立金與持有期間的全貌，回到外國屋主持有日本房產後，管理組合、租務管理與維修成本怎樣安排。

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代理人、管理契約和申報各由誰負責，可以把你的安排告訴宅點，宅點可以為你安排合適的專員協助。

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海外管理日本出租房產問答 FAQ

人在海外，日本物業的租客報修，管理公司可以不問我就先修嗎？

要看契約。依國土交通省範本的設計，災害或事故等緊急情況可以先處理、再以書面通知；每件墊付在約定上限內也不必先問你。與房客協議修繕費用由誰負擔，須先取得你的同意。

業主住在海外，租金被預扣20.42%之後，還要在日本報稅嗎？

可能要。預扣不等於稅務已經了結。整年住在海外、日本國內所得超過所得扣除合計額時，原則上須在次年2月16日至3月15日透過納稅管理人申報，被預扣的稅款可以申請退還。

管理公司可以當我的納稅管理人，也替我報稅嗎？

納稅管理人可以是個人或法人，條件是在日本有住所或居所、便於處理。代收稅務文件不屬稅務代理；但製作申告書、代為申報是稅理士業務，管理公司不是稅理士時，不收費也不得做。

名詞小詞典

出租管理公司（賃貸住宅管理業者）：受屋主委託，負責點檢、清掃與修繕安排，並可一併管理房租、押金的業者。
管理受託契約（管理受託契約）：屋主與出租管理公司簽的委託契約，寫明管理公司可以做什麼。
標準管理受託契約書（賃貸住宅標準管理受託契約書）：國土交通省製作的委託契約範本，不是法律。
管理業務報告書（管理業務報告書）：登錄業者每年至少一次交給屋主的書面報告。
國內管理人（国内管理人）：不住在日本的公寓屋主可以選任、住在日本的代理人，處理公寓管理事務。
納稅管理人（納税管理人）：替不住在當地的納稅人收取文件、處理申報與繳稅的人；國稅與固定資產稅分別辦理。
國內聯絡人（国内連絡先となる者）：海外居住者辦理所有權登記時提供的日本聯絡對象，沒有時可以申報沒有。
預扣（源泉徴収）：付款人付款時先扣下稅款，代為繳納。
支付調書（不動産の使用料等の支払調書）：付租金的公司等向稅務署提出、記載租金支付對象的法定文件。
稅理士（税理士）：可以代為製作申告書、代辦申報的日本稅務專業人員。

資料說明

本文資料查核日期為2026年9月30日，依據日本的法令，以及國土交通省、法務省、國稅廳、總務省、財務省、日本銀行與東京都江戶川區、中央區的官方資料；未另做網路研究。

以下幾點官方文件沒有說明，本文不作判斷：非居住者屋主的租金由管理公司代收時，由誰負責預扣（國稅廳支付調書的問答處理的是支付調書，事例未寫明屋主是非居住者）；管理組合的管理費、出租管理報酬能否列為必要經費。住在海外的屋主「一般不會因租金被課住民稅的所得割」，是依總務省說明、地方稅法第294條與第318條，以及東京都江戶川區的說明推論，官方沒有以出租房產為例；出租中的房屋是否屬課均等割的「家屋敷」，所查文件沒有說明。「建物屬於土地工作物」「國稅與固定資產稅的納稅管理人須分別辦理」是一般理解，官方條文沒有逐字寫明，本文未查判例。「招租期間的房子仍屬出租住宅」出自國土交通省的解釋文件，是行政解釋，不是法律條文。租稅條約對稅率的影響，以及你在居住地是否也要申報日本租金，本文未涵蓋，以各地主管機關的現行要求為準。

標準管理規約與標準管理受託契約書均為國土交通省的範本，出租住宅管理業法的解釋文件是行政解釋，都不是法律；實際以你那棟公寓的規約和你簽的契約為準。

仍在變動的事項：依2026年6月16日國土交通省向內閣府消費者委員會提出的說明資料，有識者會議2026年2月整理的方向，包括訂定區分基本業務與選項業務的「標準管理業務指引」；截至2026年9月，指引尚未公布，法律也沒有修改。預扣稅目的改變自2027年1月1日以後的所得適用，合計稅率不變。